很多用户在初次使用CRM软件时，并不能很好的将系统应用在实际工作中，将CRM软件当做EXCEL表格在线化的一种工具，其实，CRM软件对于客户信息的整理功能是非常强大的。
首先，用户在设置CRM软件客户信息录入字段时，要先明确自身的信息需求，可以是销售管理者根据经验总结得出或者是销售团队讨论得出，然后将这些信息字段设置在CRM软件中，每次在收集潜在客户信息时，可以根据这些字段提示洞悉市场和客户的状态流变，最大限度的服务于企业销售。CRM通过多年的行业经验，总结出以下客户信息字段：
(1)客户基础资料包括：什么样的客户，规模多大，员工多少，一年内大概会买多少同类产品，客户的消费量、消费模式和消费周期怎样，其组织结构是什么样的，我们所拥有的通信方式是否齐全，客户各部门情况我们是否了解，客户所在的行业基本状况如何，客户在该行业中所处地位、规模如何，并根据客户自身的变化，进行适当的动态管理。
(2)项目资料。项目资料是评估的关键因素，在对客户实行战略规划时，若对客户项目没有基本的了解，就无从谈起后面的交流合作。项目资料包括：客户最近的采购计划是什么，通过这个项目要解决的问题是什么，决策人和影响者是谁，采购时间表、采购预算、采购流程是否清楚，客户的特殊需求是什么。
(3)竞争对手的资料。身处激烈的市场竞争条件下，不得不多关注自己的对手，以防止竞争对手突如其来的攻击，从而影响本企业的销售。竞争对手资料包括以下几个方面：产品使用情况，客户对其产品的满意度，竞争对手的销售代表的名字、销售的特点，该销售代表与客户的关系等。