让销售用纸和笔来记录和跟进客户是比较简单和便宜的，但这也是对公司的客户信息最冒险的一种方式。因为销售人员只能将什么时间跟进的这个客户可以记录，但是跟进记录肯定是记录不下来最详细的内容，随后在各种环境下丢失，遗弃，工作变动，交接不清的情况下客户信息也随之丢失，公司利益受到最大的损失。
传统的记录跟进方式已经不能满足现有公司快速的发展，使用CRM软件可以为销售部门冲锋陷阵打下最坚实的基础，员工可以把客户的详细信息展示在系统内，跟进记录的重要信息可以填写在客户下面，这样客户的生命周期从创建到最后成交都会体现出来，也可以通过这些跟进记录分析出客户的情况与销售人员的情况，如果销售人员把笔记本掉在地上或者水里导致看不清里面的内容，也忘记了之前沟通的细节，接下来的沟通很可能会导致不信任，质疑销售能力等情况。
还有一种情况是销售人员正在计划见一个比较重要的客户，但是突然发生了一件事导致销售人员忘记以往的沟通情况，当客户提出上次的意见或者要求时不明所以，导致他在整个沟通过程中陷入尴尬。如果客户计划现场签约，但是销售人员只能在现场打电话了解情况并协调其他人员提供合同等信息，这很容易让客户觉得贵司办事不行，是否要考虑继续合作。
CRM除了电脑端也会并提供一个移动App，让销售人员出差或者在外地的情况也能清晰了解到这个客户的情况以及以往的跟进记录，待拜访完之后再填写这次的沟通情况，及时做好下一步预判，这样才会游刃有余。