CRM系统是一个全面、周密地管理企业与客户之间关系的系统，它通过对客户信息的采集、存储和分析利用，与客户进行沟通，了解客户的需求并得到其协助，以实现客户价值的最大化。CRM系统的核心是客户数据的管理，企业可以利用客户数据库记录整个营销过程中与客户发生的各种沟通，追踪各类活动的现状，建立各类数据的统计模型，以用于后期的分析和决策支持。
1.提升客户数据的集成水平
CRM系统可以把通过E-mail、电话、邮件等方式采集的信息整合到一起，克服了交易系统、财务系统和办公自动化等系统相互分割的局限。它把从企业内部、外部和不同信息终端采集到的数据进行过滤、转换和整合，保证了数据形式的一致性、时效性，为有效利用客户信息提供了方便。
2.满足客户的个性化需求，挖掘客户的潜在价值
利用CRM系统，企业可以利用采集到的信息，跟踪并分析每一个客户的购买行为和消费模式。当企业掌握了该客户的消费行为模式后，企业便可以针对性地提供个性化的产品或服务。随着客户与企业的交易次数增多，企业采集的客户信息数量也增多，通过分析，企业对客户的消费行为将了解得更深入，因此个性化服务的水平也会不断提高。通过这样的良性循环，企业便与客户建立了一种牢固的关系，使企业拥有稳定的客户资源，在市场竞争中保持优势。
3.改善企业各部门员工对客户数据的有效利用
企业中不同部门和每个员工都有自己特定的工作任务和目标，传统上，当他们与客户沟通时，往往都是从自己工作的角度去解决问题或为客户提供服务。由于这种狭隘的出发点，他们有可能不能为客户解决好问题或者提供较好的服务，也有可能不能从企业的全局利益考虑去处理与客户的关系。而CRM系统能够使企业的各个部门和员工之间实现对客户数据和有关信息的共享，以保证部门间和员工间的工作衔接。这样既保证了为客户解决好问题或提供优质的服务，也保证了从企业的全局利益考虑去与客户建立关系。
4.降低成本、提高效率
CRM系统让销售人员、服务人员及营销人员共享客户信息，减少信息断点，节省了很多搜索客户信息的时间，提高了工作效率；通过对业务流程的优化和自动化，减少了各种手工操作产生的人为错误。销售人员不必花很多时间处理各种业务管理活动，缩短了完成经营活动所需的时间，同时“无纸办公”也可以有效地减少一般性支出；利用CRM自助服务，可以把一般性、重复性客户服务，交由客户自己完成，从而减少呼叫中心的服务总量及人员开支；通过对客户市场的分割和行为预测，使各种促销活动更有目的性，减少了花在营销支出上的不必要开支。